TOPLEADS | Política de tratamiento de datos

En cumplimiento de los deberes establecidos para el Tratamiento de los datos e información de carácter personal de titularidad de terceros por la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”; la Ley 1266 del 31 de diciembre 2008, “por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”; el Decreto 1377 del 27 de junio 2013, “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”; el Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”; y la Circular Externa 002 del 3 de noviembre de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio, así como por las demás normas que las adicionen, modifiquen o reglamenten, Topleads. (en adelante «LA EMPRESA»), sociedad comercial legalmente constituida, con domicilio principal en la ciudad de Santiago de Cali, departamento de Valle del Cauca, e identificada con el NIT 805030145 - 8, pone en conocimiento del público, y en especial de todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan, nuestra política de Tratamiento de datos personales (en adelante «PTDP»).El propósito de la PTDP es informar y definir tanto las reglas de Tratamiento de la información y datos personales al interior de nuestra empresa, así como las pautas para que los titulares de los datos puedan ejercer de manera oportuna y efectiva sus derechos a la intimidad, buen nombre e información en los términos de los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional de la República de Colombia, especialmente, en lo atinente a la facultad de todas las personas de “conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos”. Recomendamos hacer una lectura juiciosa del presente documento.

El presente documento, contentivo de las políticas de Tratamiento de la información y datos personales de Topleads. pretende dar cumplimiento a lo establecido en el Título VI de la Ley 1581 de 2012, específicamente a las disposiciones contenidas en sus artículos 17 y 18, así como a lo reglado en la Sección 3° del Capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por medio del cual se reglamentó la precitada ley. En concordancia con lo anterior, se describen a continuación los procedimientos establecidos por nuestra compañía para hacer un debido Tratamiento de las informaciones y datos de titularidad de terceros.

La PTDP de Topleads. será aplicable a dicha sociedad, a sus dependientes, bien sean filiales o subordinadas, quienes actúan como Responsable del Tratamiento, y que, en virtud de la explotación y el desarrollo legal y responsable del objeto social de LA EMPRESA, hubieren recopilado u obtenido información o datos personales de titularidad de distribuidores, proveedores, prospectos de clientes, clientes, colaboradores, trabajadores o de terceros en general. El ámbito de aplicación se extiende a los datos personales cuyo tratamiento guarde relación y se derive de las actividades desarrolladas en la ejecución y prestación de servicios de Topleads. a partir de sus marcas asociadas, tales como Existaya, Megamail, Marketing University, Mindlabs, Priti y las que pueda llegar a tener en el futuro.

LA EMPRESA es el responsable del Tratamiento de bases de datos personales.
Los Terceros que tengan acceso a las bases de datos serán Encargados del Tratamiento y por tanto deberán dar cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, así como a las normas que la reglamenten, complementen, modifiquen y la presente Política.
La Ley es de obligatorio cumplimiento en todo el territorio colombiano y para transmitir datos personales a otros países, la legislación de estos debe contemplar medidas de seguridad, iguales o superiores a las contenidas en la Ley en mención.
Se consideran bases de datos personales en LA EMPRESA todas las de personas naturales, sean proveedores, clientes, consumidores, voluntarios o vinculados por cualquier medio, empleados, o cualquier otra persona natural cuya información sea objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA.

A partir de la fecha todo empleado que inicie vínculo laboral con LA EMPRESA debe tener en su contrato laboral una cláusula que exprese el compromiso de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013.
Se incluirá en el reglamento interno de trabajo un texto relativo a la obligación de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013, para cubrir todo el universo actual.
A todo tercero que por relación con cualquier área de LA EMPRESA requiera bases de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la normativa y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales.
A todos los proveedores, clientes, consumidores, voluntarios o vinculados por cualquier medio, empleados, o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte de LA EMPRESA, se les debe pedir por escrito la autorización para que sus datos puedan ser tratados sin restricciones. Esta debe extenderse a todos los efectos que en el ejercicio se presenten.
En la autorización citada en el párrafo anterior se debe igualmente dejar clara la responsabilidad de los titulares de mantener la información actualizada y veraz, comunicando oportunamente a LA EMPRESA, a la cual confirió su autorización, cualquier modificación al respecto.
Todas las bases de datos personales que las áreas de LA EMPRESA traten deben tener la garantía de recuperación (Back up).
Se debe tener acceso limitado a las bases de datos personales. Cuando estas se envíen por medios masivos, deberán contener claves para que el acceso a ellas sea restringido.

Autorización: Se entiende por Autorización al consentimiento previo, expreso e informado que el Titular de la información y datos personales puede otorgar a LA EMPRESA para que esta última pueda ejecutar actividades que impliquen Tratamiento de dichos datos e informaciones.
Aviso de privacidad:Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del Tratamiento, dirigida al titular de las informaciones y datos personales, mediante la cual se le informar acerca de la existencia de las PTDP de LA EMPRESA que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.
Base de Datos: Entiéndase por base de datos al conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA.6.4 Persona Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título personal.6.5 Dato personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Entiéndase por dato público a aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. En general, son considerados datos públicos, entre otros, aquellos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, así como en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva por expresa disposición legal.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.
Dato sensible: Se entiende por datos sensibles a aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y reproductiva y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Registro Nacional de Bases de datos: Es el directorio público de las bases de datos personales sujetas a actividades de Tratamiento que operan en el país, cuya administración está a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio como máxima autoridad administrativa de vigilancia y control en materia de Tratamiento de datos personales y hábeas data.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos de la presente PTDP, LA EMPRESA hace las veces de responsable del Tratamiento de forma simultánea.6.13 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, quien a su vez es responsable del Tratamiento, y se encuentra ubicado dentro o fuera del país.

Transmisión: La transmisión es una modalidad de Tratamiento de las informaciones y datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de actividades de Tratamiento por el encargado, pero siempre por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Tercero: Cualquier persona jurídica o natural diferente a las personas que pertenecen directamente a LA EMPRESA6.18 Existaya, Megamail, Marketing University, Mindlabs, Priti: Signos distintivos de titularidad y/o licenciadas a LA EMPRESA, los cuales además de constituirse como una marca para identificar servicios y/o productos de los comercializados por LA EMPRESA, también se tienen como nombres comerciales de algunos de sus establecimientos de comercio.

LA EMPRESA, en su calidad de responsable del Tratamiento de datos personales, declara que la presente PTDP se encuentra ajustada a las disposiciones de orden legal contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por lo que en el desarrollo de las actividades de Tratamiento, en la aplicación de la PTDP, y en la interpretación que de ella se hiciere con fundamento en las normas antes citadas, se aplicarán armónicamente los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos previstos por el artículo 4º de Ley 1581 de 2012 y de la Ley 1266 de 2008:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente PTDP es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la citada Ley. Los Datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o Terceros autorizados conforme a la citada ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la citada Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la citada ley y en los términos de la misma.

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA EMPRESA en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, incompletos, fraccionados, inexactos, que induzcan a error o frente a aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido por ley o no haya sido autorizado por el Titular.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012.
Ser informado por parte de LA EMPRESA, en su calidad de Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento de aquellos LA EMPRESA no respetare los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
*8.6 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Por el respectivo Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
En el caso de que el Titular de la información sea un menor de edad, sus derechos podrán ser ejercidos únicamente por las personas que de conformidad con la ley estén facultadas para representarlos.

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre a terceros Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a terceros Encargados del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a terceros Encargados del Tratamiento.
Suministrar a terceros Encargados del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir a terceros Encargados del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar a terceros Encargados del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En la medida que LA EMPRESA ha recolectado datos personales en momentos anteriores a la entrada en vigencia del Decreto 1377 de 2013, esto es, antes del 27 de junio de dicho año, ésta, en cumplimiento de lo establecido en el numeral 1º del artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, ha hecho uso de algunos de los mecanismos eficientes de comunicación de que trata el numeral 2º de la misma disposición, esto es, “aquellos que el responsable o encargado usan en el curso ordinario de su interacción con los titulares registrados en sus bases de datos”, con el objetivo de obtener la autorización de los Titulares de los datos personales y poner en conocimiento de éstos la PTDP vigente.

Toda actividad de recolección, almacenamiento, uso, manejo, transferencia, transmisión, circulación, actualización, corrección, supresión y, en general, toda actividad mediante la cual se pretenda obtener y/o Tratar datos e información de carácter personal de titularidad de terceros, se llevará a cabo mediante Autorización previa, expresa, libre e informada de sus respectivos Titulares. En todo caso, con el otorgamiento de la Autorización por parte del Titular para la recolección y el Tratamiento de las informaciones y datos personales, se entenderá que éste ha leído las PTDP aquí contenidas, puesto que se le ha informado de manera verbal y escrita que las PTDP se encuentran a disposición del público y que pueden ser solicitadas en cualquier momento a través del correo info@existaya.com. Igualmente, por medio de la Autorización para la recolección y Tratamiento de la información y datos personales, el titular declara que dichos datos e información son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles para el momento en que son suministrados.

LA EMPRESA pondrá a disposición de los Titulares de las informaciones y datos personales objeto de Tratamiento, el documento de Autorización con la finalidad de que exista una Autorización previa, expresa y libre, lo suficientemente bien informada. La Autorización otorgada por el Titular de la información podrá constar por escrito, ya sea en un documento físico o en medios magnéticos, así como en archivos de audio, plataformas tecnológicas de almacenamiento de datos en línea o en cualquier otro medio idóneo y apto para probar la existencia del consentimiento del Titular y la Autorización para el Tratamiento de sus datos personales.

Para aquellos casos en los cuales se suscriba un contrato escrito de cualquier naturaleza entre el Titular de las informaciones y datos personales y LA EMPRESA, será viable consignar en dicho documento o en sus respectivos otrosíes, según el caso, la Autorización previa para el Tratamiento de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de Ley 1581 de 2012, los Titulares de las informaciones y datos personales podrán solicitar en todo momento a LA EMPRESA, en su calidad de Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o la revocatoria de la Autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, previa presentación de un reclamo.

En los términos del inciso primero (1°) del artículo 2.2.2.25.2.6. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización no procederán cuando el Titular de aquella tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Vencido el término establecido para dar respuesta a la solicitud de revocatoria de Autorización o supresión de los datos personales, sin que LA EMPRESA hubiere revocado la Autorización o eliminado los datos, el Titular tendrá derecho a acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que dicha entidad, en uso de sus facultades policivo administrativas o jurisdiccionales, ordene la revocatoria de la Autorización y/o la supresión de los datos personales, previo agotamiento del procedimiento sancionatorio establecido en el artículo 22 de Ley 1581 de 2012.

Considerando el modo de almacenamiento de una base de datos, se puede distinguir entre bases de datos automatizadas y bases de datos manuales o archivos físicos. Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas. Las bases de datos manuales o archivos son aquellas cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física, como las fichas de pedidos a proveedores que contengan información personal relativa al proveedor, como nombre, identificación, números de teléfono, correo electrónico, etc.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad contemplados en la Ley, los datos personales recolectados por parte de LA EMPRESA se limitarán a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente y a lo establecido en esta PTDP, finalidades establecidas en los respectivos avisos de privacidad o autorizaciones de tratamiento de datos que se pongan a disposición de los titulares con el fin de que autoricen el tratamiento de los mismos. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se recolectarán datos personales sin autorización del titular.

LA EMPRESA mantendrá la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo los divulgará por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de conformidad con la Ley.

El Tratamiento de Datos incluye la recolección, almacenamiento, uso, manejo, circulación, transferencia y/o transmisión nacional y/o internacional, actualización, corrección y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza en general con las finalidades establecidas en los respectivos avisos de privacidad o autorizaciones de tratamiento de datos que se pongan a disposición de los titulares con el fin de que autoricen el tratamiento de estos. No obstante, lo anterior, los datos personales también podrán ser tratados, en general, para las siguientes finalidades:

a) Tratamiento de Datos personales de personas vinculadas a procesos de selección laboral, Empleados y ex Empleados: Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de LA EMPRESA, tales como pagos de nómina, reportes de Seguridad y Salud en el Trabajo, pagos y reportes al sistema general de seguridad social, DIAN y demás organismos de control, otorgar beneficios al empleado y a sus familiares, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por las personas autorizadas por este o la Ley, o por entidades del sistema general de seguridad social a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado. El Tratamiento de información de exempleados se realiza con el fin de mantener un contacto para requerimiento de una labor desempeñada, constancias de vinculación, pagos a la seguridad social, soportes tributarios, atendiendo necesidades contractuales, legales o judiciales. Por su parte, el Tratamiento de los datos personales de las personas que se vinculen a procesos de selección laboral serán utilizados para las actividades propias de dicho proceso tales como solicitud de información, envío de información, verificaciones de referencias, realización de exámenes médicos y pruebas aptitudinales y, almacenamiento de la información para contacto ante futuras vacantes.

b) Tratamiento de Datos personales de Empleados / Visitantes que acceden a las instalaciones de LA EMPRESA: LA EMPRESA podrá realizar captura, almacenamiento, grabación, transmisión, conservación y uso de datos personales, fotografías y/o videograbaciones de las personas naturales que ingresan a sus instalaciones, lo cual implica el tratamiento de datos biométricos (datos sensibles) con fines de seguridad física, control de registro de ingreso y salida de equipos, vehículos, empleados, visitantes y/o participantes y demás actividades de seguridad física.

c) Tratamiento de Datos personales de Contratistas personas naturales y personas naturales vinculadas a los Contratistas: Este Tratamiento tiene como finalidades permitir a LA EMPRESA la adecuada gestión de las actividades comerciales y/o contractuales que se establezcan, tales como verificar la información comercial y financiera del Titular, realizar reportes de información contable y financiera, realizar la asignación y control de elementos tecnológicos, materiales y equipos en general, entrada y salida de las diferentes instalaciones, seguimiento a cumplimiento de obligaciones contractuales y legales a cargo de Contratistas, atención de eventuales emergencias, atención respuesta de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o las personas legitimadas.

d) Tratamiento de datos personales de empleados, visitantes y demás personas naturales que participan en eventos o actividades programados por LA EMPRESA: Los datos personales, incluidos los datos biométricos consistentes en registros audiovisuales capturados en los eventos o actividades organizadas y/o patrocinadas por LA EMPRESA podrán ser utilizados con fines comerciales y/o promocionales, para el envío de información y material relacionado con el portafolio de productos y servicios de LA EMPRESA así como de noticias y nuevos lanzamientos por cualquier canal de comunicación y para realizar gestión administrativa, comercial, de mercadeo y publicidad de los productos y servicios ofrecidos por LA EMPRESA por cualquier canal.

e) Tratamiento de Datos personales de Proveedores personas naturales y personas naturales vinculadas al Proveedor: Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de LA EMPRESA, tales como pagos de honorarios, reportes de pagos, reportes de información contable y financiera, verificaciones de la información financiera del Titular, reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

f) Tratamiento de Datos personales de Clientes personas naturales y personas naturales vinculadas al Cliente: El Tratamiento de datos personales de Clientes que son personas naturales y personas naturales vinculadas al cliente, tiene el propósito de que LA EMPRESA pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos, reportes de información contable y financiera, difusión de información relevante respecto de los productos y servicios adquiridos de LA EMPRESA, comunicar y ejecutar las actividades posventa a que haya lugar, así como la gestión de información que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar. De igual forma, los Datos personales serán utilizados para que LA EMPRESA pueda cumplir con las solicitudes de productos y/o de servicios, brindar un correcto manejo a las relaciones comerciales con clientes, suministrar información y material relacionado con el portafolio de productos y servicios de LA EMPRESA, así como de noticias y nuevos lanzamientos por cualquier canal de comunicación, realizar gestión comercial, de mercadeo y publicidad de los productos y servicios ofrecidos por LA EMPRESA por cualquier canal.

g) Tratamiento de Datos personales de Clientes personas naturales de los Clientes de Topleads: El Tratamiento de Datos personales de Clientes personas naturales de los Clientes de LA EMPRESA, tiene el propósito de que LA EMPRESA actuando como Agencia Digital y Encargado de los datos pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como recolección y captura de información de tendencia e investigación de mercados, conductas y hábitos de los consumidores en los mercados, análisis de información de clientes actuales y potenciales de los clientes de LA EMPRESA, interacciones entre consumidores/clientes y las marcas representadas por los clientes de LA EMPRESA, suministrar información y material relacionado con el portafolio de productos y servicios de los clientes de LA EMPRESA y cualquier interacción que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

h) Tratamiento de Datos personales de Usuarios y/o Clientes personas naturales de Marketing University: El Tratamiento de Datos personales de Usuarios y/o Clientes personas naturales de la plataforma tecnológica y académica denominada Marketing University y de propiedad de LA EMPRESA, tiene el propósito de que LA EMPRESA pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, según el servicio ofrecido en dicha plataforma, tales como compartir información académica en materia de marketing digital, manejo de redes sociales y desarrollos tecnológicos a las personas interesadas y vinculadas como usuarios y/o clientes, facturación, reportes de pagos, difusión de información relevante respecto de los productos y servicios adquiridos de LA EMPRESA, expedición de certificados, realización y valoración de evaluaciones académicas, comunicar y ejecutar las actividades posventa a que haya lugar, así como la gestión de información que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar. De igual forma, los Datos personales serán utilizados para que LA EMPRESA pueda cumplir con las solicitudes de productos y/o de servicios, brindar un correcto manejo a las relaciones comerciales con clientes y/o usuarios, suministrar información y material relacionado con el portafolio de productos y servicios de LA EMPRESA, así como de noticias y nuevos lanzamientos por cualquier canal de comunicación, realizar gestión comercial, de mercadeo y publicidad de los productos y servicios ofrecidos por LA EMPRESA por cualquier canal. En todo caso, los datos personales de los clientes y/o usuarios de Marketing University y la información de sus perfiles profesionales registrados en el módulo denominado “empléate” podrán ser transmitidos y/o transferidos con las personas que pudieran estar interesados en contratarlos, situación que conoce y autoriza el usuario y/o cliente al registrarse en la plataforma de Marketing University.

i) Tratamiento de Datos personales de Usuarios y/o Clientes personas naturales del Marketplace Priti: El Tratamiento de Datos personales de Usuarios y/o Clientes personas naturales del sitio web Priti el cual funciona como una plataforma tecnológica - Marketplace denominada “Priti” y de propiedad de LA EMPRESA, tiene el propósito de que LA EMPRESA pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, según el servicio ofrecido en dicha plataforma, tales como i) proceder con su registro, crear la cuenta de usuario y hacer seguimiento a la misma dentro del funcionamiento del sitio web, ii) atender y gestionar las solicitudes de productos que sean requeridas a través de Priti, iii) enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, códigos de seguridad para acceso a la cuenta de Usuario del sitio web, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos ofertados en Priti, eventos y/o promociones de tipo comercial e información sobre el estado de las solicitudes de productos, iv) cumplir y desarrollar el objeto social de LA EMPRESA, v) difundir información relevante respecto de los usos permitidos del sitio web, las responsabilidades de los Usuarios y cualquier tipo información relacionada con el funcionamiento de Priti, vi) comunicar las modificaciones que se realicen a los términos y condiciones de uso del sitio web, vii) gestionar, enviar o entregar los soportes de pago o los comprobantes de las transacciones que hayan sido efectuadas para adquirir los productos, viii) realizar seguimiento al cumplimiento de obligaciones de los Usuarios derivadas de los términos y condiciones de uso del sitio web, ix) adelantar actividades de trasferencia y/o transmisión de datos a favor de terceros con quienes LA EMPRESA tenga o celebre convenios únicamente en el marco del funcionamiento del sitio web, x) controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades, especialmente en las transacciones de pago que se realicen con ocasión del uso del sitio web, xi) hacer seguimiento y evaluar la calidad de las funcionalidades del sitio web y los productos ofertados mediante encuestas de satisfacción, xii) adelantar funciones de gestión comercial, de mercadeo y publicidad de los productos y servicios de Priti, así como la gestión de información que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar LA EMPRESA, xiii) Atender consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos.

j) Tratamiento de Datos personales de Prospectos de Clientes personas naturales y personas naturales vinculadas al Prospecto de Cliente: El Tratamiento de datos personales de Prospectos de Clientes que son personas naturales, tiene el propósito de que LA EMPRESA pueda cumplir con las solicitudes de productos y/o de servicios, realizar verificaciones de la información financiera del Titular, brindar un correcto manejo a las relaciones comerciales con Prospectos de Clientes, suministrar información y material relacionado con el portafolio de productos y servicios de LA EMPRESA, así como de noticias y nuevos lanzamientos por cualquier canal de comunicación, realizar gestión comercial, de mercadeo y publicidad de los productos y servicios ofrecidos por LA EMPRESA por cualquier canal.

k) Tratamiento de Datos personales de Accionistas, Representantes legales, Administradores de personas naturales o jurídicas: Tiene el propósito de que LA EMPRESA pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, así como para identificar factores de riesgo y salud financiera de las empresas de las cuales hacen parte de acuerdo con las políticas internas definidas por LA EMPRESA y a las disposiciones legales vigentes que resulten aplicables.

LA EMPRESA conoce y respeta la prohibición establecida en el artículo 7 de Ley 1581 de 2012 respecto del Tratamiento de Datos de niños, niñas y adolescentes, salvo en aquellos casos en que los mismos sean de aquellos datos susceptibles de ser considerados como de naturaleza pública.

Por lo anterior, y en el evento en que LA EMPRESA pretenda adelantar actividades de Tratamiento de datos personales públicos de titularidad de menores de edad, LA EMPRESA respetará el interés superior de éstos, asegurando un absoluto respeto de sus derechos fundamentales. Así mismo, LA EMPRESA se abstendrá de someter dichos Datos a actividades de Tratamiento sin que medie la respectiva Autorización del representante legal del menor de edad titular de la información en los términos de ley y de acuerdo con la presente PTDP, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, en atención a su capacidad para conocer y entender los términos de la Autorización que sus representantes otorguen.

LA EMPRESA garantiza que la información contenida en su base de datos será utilizada de manera correcta y para fines lícitos, conforme a la normatividad vigente y sin agravio al derecho al habeas data amparado por la Constitución Nacional de la República de Colombia. El Tratamiento de los datos personales antes descritos por parte de LA EMPRESA comprenderá cualquier operación válida incluyendo, pero sin limitarse, las actividades de recolección, almacenamiento y uso. En algunos casos, LA EMPRESA podrá transmitir y/o transferir los datos personales recolectados a terceros encargados ubicados en el territorio nacional o por fuera de él, en caso de que el objeto contractual correspondiente no lo hubiere previsto desde un principio, a los productores y/o fabricantes de los bienes o servicios comercializados por LA EMPRESA y a las empresas que tengan la calidad de matrices o controlantes de LA EMPRESA, quienes obrarán en calidad de responsables y/o encargados del Tratamiento, en los términos y condiciones de sus propias políticas de Tratamiento de datos personales, según sea el caso. Lo anterior, con las finalidades que se describen en el artículo 15 de la presente Política.

PARÁGRAFO: LA EMPRESA garantiza a todos los depositantes de información y datos personales que ésta no será utilizada para fines distintos a los respectivamente autorizados por sus titulares, ni será vendida, ni comercializada a terceros bajo ninguna figura, nacional ni internacionalmente, sin que medie previa Autorización, a menos que el objeto del contrato suscrito inicialmente lo requiera para su ejecución.

LA EMPRESA ha habilitado el correo electrónico info@existaya.com como canal para atender de manera adecuada y oportuna las peticiones, consultas y reclamos que eleven los titulares de las informaciones y datos personales a la empresa.

No obstante, lo anterior, las peticiones y reclamos de que trata el Título VII de esta PTDP, podrán ser radicadas por escrito en las oficinas de LA EMPRESA, ubicadas en la Cra. 100 #16-9, Centro Comercial Unicentro - Edificio Oasis Oficina 715 en el municipio de Santiago de Cali, departamento del Valle del Cauca.

De conformidad con lo reglado en el artículo 14 de Ley 1581 de 2012, LA EMPRESA está en la obligación de dar respuesta a las consultas elevadas por los titulares de los datos personales o por sus respectivos causahabientes encaminadas a consultar y conocer la información personal objeto de Tratamiento, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud.

En el evento en que LA EMPRESA no pueda atender la solicitud dentro del término antes descrito, estará en la obligación de notificar al solicitante acerca de los motivos que dieron lugar a la demora y, en todo caso, dará respuesta a la solicitud dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Atendiendo a lo dispuesto por el numeral 3 del artículo 15 de Ley 1581 de 2012, las peticiones que no estén relacionadas con una solicitud de conocimiento o consulta de la información objeto de Tratamiento, así como los reclamos que interpusieren los titulares o sus respectivos causahabientes, deberán ser resueltas por LA EMPRESA en un término no mayor a quince (15) días contados a partir del día siguiente a la fecha de su radicación.

En el evento en que LA EMPRESA no pueda atender la petición o reclamo dentro del término antes descrito, estará en la obligación de notificar al solicitante acerca de los motivos que dieron lugar a la demora y, en todo caso, dará respuesta a la solicitud dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La presentación de consultas, peticiones y reclamos ante la empresa constituye requisito de procedibilidad para elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio frente a una presunta vulneración de los derechos de los titulares de las informaciones o datos personales, por lo que dicha entidad no dará trámite a las quejas que se interpusieren sin el agotamiento de la etapa previa antes mencionada. Todo lo anterior, de conformidad con lo consagrado en el artículo 16 de Ley 1581 de 2012.

LA EMPRESA realiza la recolección de las informaciones y datos personales a través de los documentos requeridos para cada proceso, así como los suministrados por los clientes para el cumplimiento de las finalidades previamente indicadas.

Las informaciones y datos personales recolectados por LA EMPRESA serán almacenados en medios físicos y digitales según el tipo de dato y los soportes en que se encuentre registrado. LA EMPRESA dispondrá de medidas físicas y tecnológicas razonables para garantizar la protección e integridad de los datos almacenados por LA EMPRESA, así como para atender de manera oportuna cualquier incidente que se presente y represente un riesgo para los datos personales objeto de Tratamiento. El almacenamiento de los datos personales en medios digitales será realizada por LA EMPRESA a través de cualquier plataforma tecnológica disponible, tales como programas de software o aplicaciones alojados en servidores propios o de terceros, ubicados en el territorio nacional o por fuera de él, medios de cloud computing o computación en la nube, así como cualquier otro medio tecnológico que estuviere disponible.

Los titulares de las informaciones o datos personales o sus respetivos causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de LA EMPRESA. Para ello, pueden radicar la respectiva solicitud en los canales de atención señalados en esta política para la atención de peticiones, consultas y reclamos.

En caso en que la solicitud sea interpuesta por escrito, el documento deberá contener, como mínimo, el nombre completo del titular y su número de identificación, nombre completo e identificación del solicitante, indicación de la solicitud de conocimiento y acceso a la información objeto de Tratamiento de forma clara y concisa, y datos para notificación (dirección, teléfono, celular o móvil y correo electrónico).

LA EMPRESA dará respuesta a la solicitud de consulta o conocimiento de la información dentro del término establecido en el Título VI de esta PTDP, en consonancia con lo establecido en el artículo 14 de Ley 1581 de 2012.

El titular de las informaciones o datos personales o sus respectivos causahabientes podrán interponer un reclamo ante LA EMPRESA, en su calidad de Responsable del Tratamiento, en el momento en que consideren que la información contenida en una base de datos de la empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta PTDP y en la Ley 1581 de 2012, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

25.1 El reclamo deberá interponerse por escrito a través de los canales habilitados y estar dirigido a LA EMPRESA, identificando al titular de los datos e información personal con nombre completo, apellidos y número de identificación, deberá contener además una descripción de los hechos en que se funda la reclamación, la dirección en la que el(los) solicitante(s) recibirán notificaciones y deberá acompañarse con las pruebas documentales que se desee hacer valer.
En el evento en que el reclamo sea recibido por un departamento, área o dependencia de LA EMPRESA que carezca de competencia para darle trámite y resolverlo, procederá trasladarlo a quien corresponde en un término no mayor a dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante.
Cuando el escrito de reclamación no cuente con los elementos mínimos descritos en el inciso primero de este artículo, LA EMPRESA, por conducto de sus dependientes y colaboradores, requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación de la reclamación para que subsane las fallas o aporte los documentos que hagan falta.
LA EMPRESA dará respuesta a la petición o reclamo dentro del término establecido en el Título VI de esta PTDP, en consonancia con lo establecido en el artículo 15 de Ley 1581 de 2012.

La presente PTDP de LA EMPRESA rige a partir del 1º de enero de 2022, la cual se ajusta a los términos legales de manera indefinida, por lo que su contenido obliga a LA EMPRESA mientras permanezcan vigentes las relaciones contractuales, comerciales, laborales o meramente informativas con los titulares de las informaciones y datos personales. Lo anterior, sin perjuicio del derecho de los titulares a solicitar la revocatoria de la Autorización para el Tratamiento de sus datos e informaciones personales.

En todo caso, y aun cuando medie solicitud de revocatoria de la Autorización para el Tratamiento, LA EMPRESA advierte que de conformidad con lo dispuesto en el Título IV de esta PTDP, los datos personales serán conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación de carácter legal o contractual que hubiere surgido entre la empresa y el respectivo Titular.

LA EMPRESA se reserva el derecho a hacer ajustes al contenido de la presente PTDP cuando las actividades del Tratamiento y/o la finalidad del Tratamiento de los datos e información personal cambien, o cuando los cambios normativos en la materia lo justifiquen. En todo caso, dichos cambios serán debidamente comunicados a los titulares a través de los mecanismos eficientes de comunicación comúnmente utilizados en el giro ordinario de las relaciones comerciales o promocionales que con ellos se sostienen.

En los términos del artículo 2.2.2.26.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, LA EMPRESA en su calidad de persona jurídica de derecho privado que hace las veces de Responsable del Tratamiento de datos e informaciones de carácter personal, inscribirá las bases de datos contentivas de dichas informaciones en el Registro Nacional de Base de Datos. Lo anterior, atendiendo a los términos y condiciones de inscripción previstos en la Sección 3 del Capítulo 26 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y de las normas que para tal efecto se dispongan.